Es importante comenzar por el principio y explicar qué es Microsoft Access, uno de los programas ofimáticos de Microsoft que, pese a no ser tan conocido como otros, es uno de los más útiles en el sector empresarial.
Microsoft Access es una herramienta diseñada para crear, gestionar y administrar las bases de datos. Además, este programa se encarga de facilitar el trabajo de las empresas, especialmente cuando manejan grandes cantidades de datos y registros.
El funcionamiento de Microsoft Access es sencillo de comprender, pues a través de fórmulas especiales se realizan cálculos, pero no es todo, ya que esta herramienta también juega un papel importante en el análisis de datos.
Definitivamente, esta es una herramienta que ofrece muchas posibilidades y ventajas para las empresas, especialmente en lo relacionado a la optimización y eficiencia de trabajo, pudiendo gestionar, administrar, manejar, recopilar y almacenar los datos de forma mucho más fácil y rápida.
Características de Microsoft Access
Anteriormente hemos mencionado que Microsoft Access ofrece muchas ventajas para las empresas, las cuales se ven reflejadas en las características por las que destaca esta herramienta. Hemos seleccionado algunas de sus funciones más interesantes y que convierten a Access en uno de los programas más importantes y útiles en todo lo relacionado a la gestión de base de datos.
Integra un montón de plantillas actuales
Una de las características más interesantes que ofrece Microsoft Access son todas las plantillas integradas y que están a disposición de los usuarios. De hecho, estas están simplificadas para que se ajusten a las necesidades de todo tipo de empresas.
Si echas un vistazo, te darás cuenta de que hay un montón de plantillas modernas en Microsoft Access y que puedes empezar a usar. Esto es un punto positivo muy importante, pues hay trabajadores que no tienen tanta experiencia en la creación y manejo de bases de datos. Así que, si no sabes cómo comenzar a crear una, pueden usar una que incluye este programa y trabajar a partir de ella, realizando las modificaciones que necesiten.
Para hallar las plantillas de Access, simplemente tienes que acceder a la pestaña Archivo de la interfaz y pulsar sobre esta. Entonces, tendrás acceso a todos estos formatos predefinidos y que puedes editar como quieras.
Puedes exportar los datos de forma rápida y sencilla
Entre las tantas características que ofrece Microsoft Access a los usuarios, también debemos destacar el hecho de que facilita la transferencia de datos, haciendo que sea un proceso rápido.
Además, relacionado a esta función, debes saber que Microsoft Access no considera si los datos que utilizas provienen de distintas fuentes, mucho menos la cantidad de información de estas bases de datos. Esto hace que sea una experiencia ágil.
Para exportar los datos de Access, simplemente debes pulsar sobre la pestaña Datos externos de la cinta de opciones y entonces haces clic en la opción Tablas vinculadas. Por último, solo pulsas en Exportar a Excel. Como ves, es algo que no te tomará más de unos cuantos segundos. ¡Muy eficiente!
Permite exportar las bases de datos en formato PDF
Esta característica está relacionada con el punto anterior, aunque tiene sus obvias diferencias. Otro motivo por el que los usuarios y las empresas prefieren utilizar Microsoft Access es debido a lo fácil que resulta el exportar las bases de datos en formato PDF.
Ya debes saber que el formato PDF es uno de los más populares, debido principalmente a la compatibilidad y comodidad de manejo de los documentos. Es por ello que muchas empresas optan convertir las bases de datos a documentos PDF para compartirlos con clientes y demás usuarios que no utilicen esta herramienta.
Cuando las empresas convierten las bases de datos en archivos PDF, los usuarios a los que les comparten este documento podrán ver el contenido como si de imágenes gráficas se tratara. Algo muy cómodo y útil. También debemos señalar que Access permite acceder a Adobe Reader.
Si quieres exportar las bases de datos en formato PDF, entonces debes acceder a la pestaña Datos externos de la cinta de opciones. Después, tendrás que seleccionar si quieres exportar los datos en formato XPS o PDF. Al finalizar, simplemente guardas el documento y estará en formato portable.
Puedes realizar consultas en Microsoft Access y obtener los datos que necesites
Esta es otra funcionalidad muy útil que ofrece Access, pues los usuarios pueden solicitar consultas, las cuales están creadas con la sintaxis SQL. De esta manera, se podrá conocer la información que quieras o necesites sobre los datos que están en las tablas.
Pero no es todo, pues Microsoft Access cuenta con una especie de asistente de consulta, al que puedes recurrir en todo momento para hacer estas solicitudes de forma automática. Además, a través de esta característica podrás hallar errores que pudieras comentar cuando quieres presentar dichas consultas.
Para hacer estas consultas, simplemente debes hacer clic en la pestaña Crear. Entonces, accedes al apartado Diseño de consulta. Y una vez te encuentres dentro de esta interfaz, debes seleccionar las tablas que te interesan. Por último, haces clic en la pestaña Ejecutar y se efectuará la consulta que ha solicitado.
Microsoft Access integra una función de utilidad llamada “Tell me”
Es importante que te familiarices con la interfaz de opciones que ofrece Access para que puedas dominar todo su potencial. Y una de las funcionalidades más interesantes es la de ”Tell me”, la cual podrás hallar en la pestaña ”’¿Qué deseas hacer?”.
A través de la función ”Tell me” podrás hacer consultas, pero también podrás crear tablas, informes y otras actividades muy útiles. Esta es una característica de ayuda para los usuarios cuando quieren ser más eficientes, pues integra un montón de opciones que puedes seleccionar, dependiendo de lo que necesites.
También ofrece soluciones con VBA
Las siglas VBA corresponden al término “Visual Basic for Application” y es un lenguaje de programación que forma parte de la suite ofimática de Microsoft y que está a disposición de los usuarios.
Por ende, Microsoft Access también tiene acceso a esta característica, permitiéndole a los usuarios la posibilidad de manejar y gestionar las bases de datos de forma más simple. Además, VBA ofrece diversas posibilidades, dentro de las que destacamos las siguientes:
- Puede automatizar elementos de forma avanzada.
- Permite validar datos.
- Es capaz de detectar errores.
Para qué sirve Microsoft Access
A menudo, Access suele ser comparado con Excel, pero estos programas tienen sus diferencias marcadas. Por un lado, Microsoft Excel está más enfocado en analizar los datos y efectuar cálculos a través de sus fórmulas, mientras que Microsoft Access se especializa en recolectar, organizar, gestionar y administrar los datos en grandes cantidades.
Pero si quieres algunos ejemplos de para qué sirve Microsoft Access y lo que puedes hacer con esta herramienta, destacamos las siguientes posibilidades.
- Con Access podrás crear bases de datos de los alumnos que asisten a la escuela, y te puedes ayudar con Excel para crear una hoja de calificaciones.
- Podrás gestionar y administrar eventos.
- Podrás efectuar inventarios en casa.
- Podrás crear bases de datos para gestionar proyectos.
- Podrás anejar la contabilidad de una cuenta empresarial.
- Podrás administrar contactos.
Estos son algunos ejemplos del potencial de Access, que es una herramienta para crear y manejar bases de datos. Evidentemente, esto no es todo lo que puedes hacer con este programa.
Dónde descargar Microsoft Access
Si quieres disfrutar de todo el potencial y las características que ofrece Microsoft Access para tu empresa, entonces deberás descargar esta herramienta.
Es importante mencionar que, si cuentas con la suite ofimática de Microsoft Office en cualquiera de sus versiones más recientes, se incluye esta herramienta. Por otro lado, si quieres desbloquear todo el potencial de Access, entonces tendrás que visitar la web de Microsoft para comprar o probar temporalmente y de forma gratuita este programa.
Descargar o comprar Microsoft Access
También debemos destacar que la versión más completa de Microsoft Access es de pago. Y puedes comprarla dependiendo de la finalidad para que lo utilizarás, ya sea para fines domésticos o empresarial. Aunque si quieres familiarizarte un poco con sus características, entonces puedes descargar una versión gratuita de demostración temporal.
Con Microsoft Access podrás crear tus propias bases de dato de forma rápida, cómoda y sencilla, según las necesidades e información de tu empresa.
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